Tobuscon

Uit de praktijk

Drie keer hetzelfde probleem, drie keer anders opgelost

De cijfers stonden er alle drie keer al. Ze stonden alleen in verschillende systemen, in verschillende bestanden, of in een vorm waar niemand een beslissing op kon nemen.

Dienstverlening

“We hebben het idee dat we niet genoeg uit Exact halen, en we kunnen per project niet zien wat het resultaat is.”

Eén dashboard

waar planning, facturatie en verloning eerst los van elkaar liepen

De situatie

Een organisatie met veel mensen die op wisselende locaties en in wisselende roosters werken.

De planning zat in een planningssysteem, de facturatie in Exact Online en de uren in de loonadministratie. Drie systemen die elkaar niet kenden: de een werkt met een employee ID, de ander met een personeelsnummer, de derde met weer een andere codering.

Wat een gewerkt uur werkelijk kostte, wist niemand zeker.

Wat we deden

Eerst uitzoeken welke gegevens er überhaupt zijn en waar de sleutels zitten om ze aan elkaar te knopen. Die mapping is het werk dat niemand ziet en dat bepaalt of de rest gaat werken.

Daarna de drie bronnen samengebracht in Power BI, met een controlemechanisme: staan de uren uit de planning ook in de facturatie, en kloppen de mensen die ze gedraaid hebben?

Per locatie en per periode is nu zichtbaar hoeveel uur er is gemaakt, wat die uren inclusief toeslagen kostten, en wat ervoor is gefactureerd.

Bio-LNG

“Onze rapportage moet een volgende stap maken.”

De situatie

Een producent die organisch afval omzet in methaan en daarmee brandstof voor transport maakt. Innovatief bedrijf dat flink investeert en Exact Online al aardig had uitgespeeld.

De rapportage liep achter op de rest: die werd nog in Excel in elkaar gezet, terwijl de bedrijfsvoering allang een stap verder was.

Wat we deden

De rapportage naar Power BI gebracht, met de aantekening dat niet alles in Exact zit. Voor de gegevens die daarbuiten vallen komt er een Power Automate-stroom of een Power App bij.

Dat is de realiteit van dit soort trajecten: de rapportage is pas zo goed als de bron, en soms moet je die bron eerst maken.

Rapportage die zichzelf ververst in plaats van een maandelijkse exercitie, en een route om de ontbrekende gegevens alsnog binnen te halen.

Vastgoed

“Onze maandrapportage is af als hij al verouderd is.”

De situatie

Een partij die vervallen bedrijfspanden opknapt en zo inricht dat ze meerdere jaren verschillend inzetbaar zijn: een jaar lang school, daarna iets anders. Goed voor de omgeving en tegen leegstand.

De administratie liep per project en per object via losse Excel-bestanden, die aan het eind van de maand aan elkaar werden geknutseld tot één overzicht.

Thomas’ eigen samenvatting: tegen de tijd dat de rapportage na drie weken af is, kun je opnieuw beginnen.

Wat we deden

De projecten en objecten uit de losse bestanden gehaald en ondergebracht in een structuur die per project en per object optelt naar het geheel.

Daarna de rapportage bovenop die structuur gebouwd, zodat het overkoepelende beeld meebeweegt in plaats van elke maand opnieuw te worden samengesteld.

Eén beeld over alle projecten heen dat actueel is op het moment dat je ernaar kijkt, in plaats van drie weken oud.

Twee minuten

Weet je wat je huidige werkwijze je kost?

De TOBUSCAN geeft je in vijf vragen een score van 0 tot 90. In een half uur laten we zien wat er in jouw situatie als eerste te halen valt.

Thomas laat een dashboard met grafieken zien aan een klant

Wat ze gemeen hebben

De puzzel zit in de koppeling, niet in de grafiek

In alle drie de trajecten waren de gegevens er al. Het werk zat in de vraag hoe je ze aan elkaar knoopt: welk veld in het ene systeem hoort bij welk veld in het andere, en wat doe je als één van de drie zijn kant niet op orde heeft.

Dat is ook waarom een dashboard bouwen het kortste deel van een traject is. Als de koppeling en de definities staan, volgt de rapportage vanzelf.

Een half uur aan tafel zegt meer dan deze hele site.

Gratis kennismaking. Je gaat sowieso naar buiten met twee dingen die je morgen anders doet.

Thomas Oomsen

Je spreekt Thomas Oomsen.
Geen accountmanager, geen tussenlaag.